Công chứng online là gì? Hiểu đúng để không mất trắng quyền lợi pháp lý

Theo báo cáo từ Bộ Tư pháp, trung bình mỗi năm nước ta có hàng triệu giao dịch dân sự và kinh tế cần được thực hiện qua hệ thống công chứng. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cho thấy quy trình truyền thống đang bộc lộ những hạn chế về thời gian và khoảng cách địa lý, chưa bắt kịp tốc độ chuyển đổi số mạnh mẽ. 

Sự ra đời của Luật Công chứng 2024 được xem là một bước ngoặt lớn, chính thức đặt nền móng pháp lý cho hình thức công chứng điện tử. Việc nắm vững các quy định về công chứng online không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những rủi ro đáng tiếc khi thực hiện các giao dịch quan trọng.

Công chứng online là gì? Hiểu đúng bản chất theo quy định mới

Công chứng online, hay còn được gọi chính xác theo pháp luật là công chứng điện tử, là việc thực hiện các thủ tục công chứng bằng phương tiện điện tử để tạo lập ra văn bản công chứng điện tử. Đây là một loại hình dịch vụ công do Công chứng viên thực hiện, nhằm chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch.

Khác với việc “photo công chứng” (thực chất là chứng thực bản sao) mà người dân thường nhầm lẫn, công chứng điện tử đi sâu vào việc xác nhận nội dung và ý chí tự nguyện của các bên trên môi trường số. Theo Luật Công chứng 2024, công chứng điện tử bao gồm hai hình thức chính:

• Công chứng điện tử trực tiếp: Người yêu cầu có mặt tại văn phòng, ký số trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
• Công chứng điện tử trực tuyến: Các bên không cần có mặt tại cùng một địa điểm, thực hiện giao kết qua phương tiện trực tuyến dưới sự chứng kiến của công chứng viên.

Công chứng online có được pháp luật công nhận không?

Câu trả lời là CÓ. Văn bản công chứng điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy truyền thống.

Theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Nó có giá trị chứng cứ cao, giúp các bên không phải chứng minh lại các tình tiết, sự kiện đã được công chứng trừ khi có bằng chứng về việc giả mạo. Đặc biệt, việc chuyển đổi qua lại giữa bản giấy và bản điện tử vẫn được đảm bảo giá trị nguyên gốc nếu đáp ứng đủ các điều kiện về giao dịch điện tử.

Điều kiện và phạm vi áp dụng công chứng trực tuyến

Mặc dù mang lại nhiều tiện ích, nhưng không phải mọi giao dịch đều có thể thực hiện online và không phải ai cũng đủ điều kiện để thực hiện.

Điều kiện đối với người dân

Để thực hiện công chứng online, người yêu cầu cần đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

Có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID).

Có chữ ký số hợp lệ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Có thiết bị kết nối mạng, camera để thực hiện tương tác video và nhận diện khuôn mặt.

Phạm vi các giao dịch được phép

Căn cứ Nghị định 104/2025/NĐ-CP, phạm vi công chứng điện tử được quy định như sau:

Quy trình thực hiện công chứng online chuẩn xác nhất

Quy trình này được thiết kế chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch và an toàn tuyệt đối:

1. Nộp hồ sơ: Người dân nộp hồ sơ yêu cầu qua cổng dịch vụ công hoặc nền tảng điện tử của tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ bao gồm dự thảo giao dịch, bản sao giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản.
2. Kiểm tra và xác thực: Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ. Nếu cần thiết, công chứng viên sẽ khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
3. Tương tác video và ký số: Các bên tham gia giao dịch sẽ tương tác trực tiếp với công chứng viên qua video call. Công chứng viên thực hiện nhận diện khuôn mặt và giải thích rõ quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý. Sau đó, các bên thực hiện ký số vào văn bản.
4. Phát hành văn bản: Công chứng viên ký số và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu số vào văn bản lời chứng để hoàn tất.

Hãy truy cập TopLaw.com.vn ngay để kết nối với các Văn phòng công chứng uy tín và trải nghiệm dịch vụ tư vấn pháp lý hiện đại nhất!

Những “lá chắn” bảo mật trong công chứng điện tử

Nhiều người lo ngại về việc giả mạo khi không gặp mặt trực tiếp. Tuy nhiên, Luật mới đã bổ sung những quy định rất khắt khe để bảo vệ người dân:

Chụp ảnh và quay video: Việc ký văn bản phải được chụp ảnh rõ mặt, không cắt ghép để lưu giữ trong hồ sơ công chứng.

Dấu thời gian: Mọi giao dịch điện tử đều phải sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian để xác định chính xác thời điểm thực hiện, ngăn chặn việc chỉnh sửa lùi ngày.

Bảo hiểm trách nhiệm: Các văn phòng công chứng điện tử bắt buộc phải có mức bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cao hơn để bồi thường cho khách hàng nếu có lỗi chuyên môn hoặc sai sót kỹ thuật.

Những thắc mắc thường gặp về công chứng online

Hỏi: Chi phí công chứng điện tử có đắt hơn công chứng giấy không? 

Trả lời: Mức phí cơ bản vẫn thực hiện theo quy định chung của pháp luật. Tuy nhiên, bạn có thể phải nộp thêm phí khai thác dữ liệu nếu công chứng viên cần truy xuất thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Hỏi: Tôi có thể yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử không? 

Trả lời: Có. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của Chính phủ tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đã thực hiện việc công chứng đó.

Hỏi: Nếu tôi ở nước ngoài, tôi có thể công chứng online mua bán nhà tại Việt Nam không? 

Trả lời: Được, nếu bạn đáp ứng đủ điều kiện về chữ ký số, tài khoản định danh điện tử mức 2 và giao dịch đó thuộc phạm vi được phép công chứng trực tuyến. Bạn nên liên hệ TopLaw để được hướng dẫn chi tiết về địa hạt công chứng cho bất động sản.

Kết luận

Công chứng online không chỉ là một xu hướng mà còn là nỗ lực của Nhà nước trong việc hiện đại hóa và minh bạch hóa các giao dịch dân sự. Việc hiểu rõ lộ trình chuyển đổi và quy định về công chứng điện tử giúp bạn chủ động hơn trong cuộc sống và công việc.

Đừng để những rắc rối về thủ tục làm chậm trễ kế hoạch của bạn. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia tại TopLaw để được hỗ trợ soạn thảo hợp đồng và tư vấn quy trình công chứng an toàn, nhanh chóng nhất. 

>>> Truy cập ngay TopLaw.com.vn để tra cứu danh sách các văn phòng công chứng hàng đầu trên toàn quốc!