Trọng tài vụ việc (ad hoc) là gì? So sánh với trọng tài thường trực

Trong các hợp đồng thương mại, đặc biệt là hợp đồng có yếu tố nước ngoài, không khó để bắt gặp một điều khoản như:

“Mọi tranh chấp sẽ được giải quyết bằng trọng tài ad hoc theo quy tắc UNCITRAL.”

Nghe có vẻ chuyên nghiệp, thậm chí “quốc tế hóa” hợp đồng. Nhưng thực tế, không ít doanh nghiệp khi đặt bút ký lại chưa thực sự hiểu mình đang lựa chọn cơ chế gì.

Và đến khi tranh chấp phát sinh, họ mới nhận ra: trọng tài ad hoc vận hành rất khác so với trung tâm trọng tài – và nếu không hiểu rõ, rủi ro không nằm ở nội dung tranh chấp, mà nằm ở chính cách bắt đầu giải quyết.

>>> Việc hiểu đúng từng hình thức trọng tài ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh được nhiều vướng mắc khi tranh chấp xảy ra. Bạn có thể tham khảo thêm tại Toplaw.com.vn để lựa chọn cơ chế phù hợp trước khi ký hợp đồng.

Trọng tài vụ việc (ad hoc) là gì? Hiểu đúng từ bản chất

Trọng tài vụ việc (ad hoc) là hình thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài không thông qua một trung tâm trọng tài cố định.

Nói cách khác:

Không có “tổ chức đứng sẵn” để vận hành
Không có quy trình mặc định
Mọi thứ được thiết lập khi tranh chấp xảy ra

Cơ chế hoạt động của trọng tài ad hoc

Khi có tranh chấp, các bên sẽ phải tự:

• Thỏa thuận lựa chọn trọng tài viên
• Thống nhất quy tắc tố tụng (ví dụ: UNCITRAL)
• Quyết định địa điểm, ngôn ngữ giải quyết
• Tự tổ chức toàn bộ quá trình

=> Có thể hình dung đơn giản:
ad hoc = tự dựng một “phiên trọng tài riêng” cho chính vụ việc đó

Điểm cốt lõi cần nhớ

• Không có bộ máy hỗ trợ
• Không có “đường đi sẵn”
• Phụ thuộc rất lớn vào sự hợp tác giữa các bên

Case thực tế: Khi ad hoc trở thành “nút thắt” thay vì giải pháp

Một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ với đối tác nước ngoài. Điều khoản tranh chấp ghi:

“Giải quyết bằng trọng tài ad hoc theo quy tắc quốc tế.”

Ban đầu, mọi thứ rất “ổn”.

Nhưng khi tranh chấp xảy ra, các vấn đề bắt đầu xuất hiện:

Giai đoạn khởi động – tưởng đơn giản nhưng lại phức tạp

Hai bên không thống nhất được:

• Trọng tài viên: mỗi bên đề xuất một người khác nhau
• Địa điểm: một bên muốn Singapore, bên kia muốn Việt Nam
• Cách tổ chức phiên họp

Không có trung tâm đứng ra điều phối, mọi thứ phải… đàm phán lại từ đầu.

Hệ quả thực tế

• Mất nhiều tháng chỉ để “khởi động”
• Chưa giải quyết được nội dung tranh chấp
• Chi phí phát sinh ngay từ bước đầu

=> Đây là điểm yếu điển hình của trọng tài ad hoc:
linh hoạt, nhưng dễ bế tắc nếu thiếu sự đồng thuận

Trọng tài thường trực (trung tâm trọng tài): Cơ chế có sẵn giúp giảm rủi ro

Ngược lại, khi lựa chọn trung tâm trọng tài, doanh nghiệp đang sử dụng một hệ thống đã được thiết lập sẵn.

Khi tranh chấp xảy ra, quy trình diễn ra như sau:

• Nộp đơn yêu cầu
• Trung tâm tiếp nhận
• Thành lập Hội đồng trọng tài
• Giải quyết theo quy tắc có sẵn

=> Không cần thương lượng lại từ đầu
=> Không phụ thuộc hoàn toàn vào thiện chí của đối phương

Điểm khác biệt quan trọng

=> Điểm mấu chốt không nằm ở “cái nào tốt hơn”, mà là:
cái nào phù hợp với hoàn cảnh của doanh nghiệp

>>> Trong thực tế, rất nhiều tranh chấp bị kéo dài không phải vì nội dung phức tạp, mà vì lựa chọn sai cơ chế giải quyết ngay từ đầu. Bạn có thể tham khảo thêm tại Toplaw.com.vn để tránh những sai lầm này.

Nên chọn ad hoc hay trung tâm? Góc nhìn thực tế cho doanh nghiệp

Không có một câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Nhưng nếu nhìn từ thực tiễn, có thể định hình như sau:

Khi nào nên cân nhắc trọng tài ad hoc?

Ad hoc phù hợp khi:

• Doanh nghiệp có kinh nghiệm pháp lý tốt
• Hai bên có mức độ tin tưởng cao
• Tranh chấp có yếu tố quốc tế, cần tính trung lập
• Có thể nhanh chóng đạt được thỏa thuận về quy trình

=> Khi đó, ad hoc giúp:

• Linh hoạt
• Tối ưu chi phí
• Không phụ thuộc vào tổ chức trung gian

Khi nào nên ưu tiên trung tâm trọng tài?

Trong phần lớn trường hợp tại Việt Nam, trung tâm trọng tài vẫn là lựa chọn an toàn hơn, đặc biệt khi:

• Doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm
• Tranh chấp có thể phức tạp hoặc căng thẳng
• Quan hệ giữa các bên không ổn định
• Cần một quy trình rõ ràng, dễ triển khai

=> Trung tâm giúp:

• Giảm rủi ro thủ tục
• Có người “điều phối cuộc chơi”
• Tiết kiệm thời gian trong thực tế

Sai lầm phổ biến khi chọn trọng tài ad hoc

Điểm đáng nói là, nhiều doanh nghiệp không “chủ động chọn”, mà chọn ad hoc một cách vô thức.

Những sai lầm thường gặp

• Dùng mẫu hợp đồng quốc tế mà không chỉnh sửa
• Nghĩ rằng “ad hoc = chuyên nghiệp hơn”
• Không hiểu cách vận hành thực tế
• Không dự liệu tình huống bất đồng

Hệ quả

• Không triển khai được trọng tài
• Mất thời gian tranh cãi về thủ tục
• Thậm chí phải quay lại Tòa án

=> Lúc này, điều khoản trọng tài không còn là giải pháp, mà trở thành… rủi ro.

Kết luận

Trọng tài vụ việc (ad hoc) và trung tâm trọng tài đều là những cơ chế hợp pháp và hiệu quả. Nhưng sự khác biệt không nằm ở tên gọi, mà nằm ở cách vận hành khi tranh chấp thực sự xảy ra.

• Ad hoc: linh hoạt nhưng phụ thuộc vào sự hợp tác
• Trung tâm: ổn định nhưng ít linh hoạt hơn

Với doanh nghiệp, lựa chọn đúng không phải là “theo xu hướng”, mà là phù hợp với năng lực và bối cảnh thực tế.

Một điều khoản trọng tài được viết đúng ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và áp lực khi tranh chấp xảy ra.

>>> Nếu bạn đang soạn hợp đồng hoặc phân vân giữa các hình thức trọng tài, bạn có thể tham khảo tại Toplaw.com.vn để có góc nhìn thực tiễn và lựa chọn chính xác hơn.